Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống chúng ta. Ta khóc với mẹ cha từ thuở lọt lòng, ta bập bõm với ông bà cô bác từ thuở chập chững tập đi, ta mang giao tiếp vào cả đời sống thường ngày lẫn công việc. Tuy nhiên, càng lớn chúng ta càng cần khôn khéo hơn trong giao tiếp mà không phải ai cũng cảm thấy mình đủ “khôn khéo” như môi trường làm việc yêu cầu. Thật ra giao tiếp hiệu quả không khó khăn đến vậy đâu, nếu bạn bắt đầu từ 4 tip nho nhỏ dưới đây.

 

 

Đừng vội kết luận khi bạn chưa hiểu chuyện

Henry Winkler từng nói: “Quy chụp là con mối ăn mòn mọi quan hệ”. Trên thực tế, chúng ta thường xuyên đưa ra những phán xét sai lầm về con người, sự việc do ảnh hưởng của định kiến, ấn tượng ban đầu. Việc này có thể ảnh hưởng đến khả năng phán đoán của chúng ta mỗi khi giao tiếp. Trước khi quyết định phán xét một thứ gì đó, hãy tự hỏi:

Mình đã có đủ bằng chứng kết luận chưa hay chỉ đang quy chụp ngẫu nhiên? Mình muốn chứng minh ý kiến của mình là đúng hay phát triển suy nghĩ theo chiều sâu bằng cách so sánh đối chiếu với ý kiến của người khác?

Don Miguel Ruiz, tác giả tiểu thuyết best-selling “Bốn thỏa ước: Chỉ dẫn thiết thực đạt đến tự do cá nhân”, có một số quan điểm khá hay về việc suy luận, phán xét. Ông từng viết rằng: “Sau khi nghe câu chuyện của người khác, chúng ta bắt đầu kết luận, và thậm chí, nếu họ không chịu chia sẻ, chúng ta cũng suy luận nằm thỏa mãn trí tò mò và vì vậy, hoạt động giao tiếp của chúng ta dường như trở nên thừa thãi. Kể cả khi không hiểu chuyện, chúng ta vẫn có xu hướng tự tìm hiểu, tự kết luận rồi sau đó xem như kết luận của mình là thực tế đáng tin. Sau cùng thì, lý do chúng ta tự suy luận, tự phán xét cũng chỉ là vì nó giúp chúng ta không phải hỏi nhiều, không phải giao tiếp nhiều.”

 

Học cách nhận xét, phản hồi

Nhận xét cũng là một phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả, nó cho người nhận phản hồi biết mình đang ở đâu, cần làm gì. Tuy nhiên, không phải ai cũng chú trọng việc này. Nhận xét đặc biệt quan trọng với những nhà quản lý – những người dùng sự đánh giá như một công cụ để theo dõi, kiểm soát và giải quyết vấn đề.

Theo khảo sát của công ty Ken Blanchard, “67% tình nguyện viên tham gia khảo sát mong muốn nhận được các cuộc đánh giá trực tiếp mặt đối mặt nhưng chỉ có 29% được thỏa mãn nhu cầu.” Đáng báo động hơn, “36% người tham gia khảo sát chưa bao giờ hoặc rất hiếm khi nhận được đánh giá, phản hồi về công việc họ đang làm.”

Lãnh đạo cần phải đưa ra các nhận xét ngắn gọn, chính xác và tập trung vào các hành động cần thiết để phát huy các điểm tốt cũng như khắc phục những gì chưa hiệu quả. Việc này giúp cấp dưới có định hướng làm việc tốt hơn.

 

Nghe trước khi nói

Rèn luyện khả năng lắng nghe không chỉ làm tăng hiệu quả giao tiếp mà còn giúp bạn hoàn thiện khả năng giải quyết vấn đề, xây dựng lòng tin và được người người yêu quý. Muốn trở thành người lắng nghe giỏi? Đơn giản thôi: đặt điện thoại xuống, ngưng xao nhãng và tập trung hoàn toàn vào những gì người đối diện nói.

Lắng nghe là hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ ngụ ý rằng bạn đáng quan tâm tới những gì người đối diện nói. Điều này cực kỳ cần thiết khi giao tiếp với những người dễ bị tổn thương và cần sự chú ý. Tạm ngưng những suy nghĩ dở dang và ngừng nhu cầu phản biện trong khi người khác nói. Tập trung lắng nghe và khi người đó kết thúc, bạn có thể nói, nhận xét hay nêu ý tưởng của riêng bạn.

 

Tốc độ nói cũng là một yếu tố quan trọng

Tiến sĩ nghiên cứu ngôn ngữ hình thể, tác giả cuốn sách Image Scrimmage, Donna Van Natten phát hiện ra tốc độ xử lý thông tin của não bộ trong một cuộc nói chuyện rơi bất kỳ vào khoảng 170 đến 190 từ trên một phút. Ông nói rằng, nếu chúng ta nói chậm hơn tốc độ trên, người nghe sẽ khó tập trung và khi đó, cuộc nói chuyện sẽ không mang tính hiệu quả.

Tuy nhiên thì, nói nhanh quá cũng không phải là tốt, đặc biệt là khi bạn đang bàn bạc về một vấn đề phức tạp. Nếu tốc độ nói vượt quá 190 từ trên phút, theo Van Natten, bạn cần phải chậm lại để người nghe kịp xử lý thông tin, bằng không, sẽ chẳng có gì đọng lại trong đầu họ cả. Tệ hơn, ở mức 210 từ/phút, người nghe chắc chắn sẽ bỏ tất cả những gì bạn nói ngoài tai.

Bí kíp ở đây là, khi cần truyền tải những thông tin mới lạ, nói chậm lại để người ta kịp ngấm những gì bạn muốn nói. Ngược lại, trong những cuộc nói chuyện thông thường không có gì đáng chú ý, đẩy nhanh tốc độ nói của bạn lên!

 

 

Theo Hà Lê

Nhịp sống kinh tế/INC